Em quase 4 anos como assistente virtual, posso afirmar que uma das principais dificuldades de quem tem excesso de trabalho é a delegação de tarefas.
É fácil de compreender: por vezes o excesso de trabalho implica alguma desorganização e não é fácil delegar trabalho "desorganizado". Pode também tratar-se de excesso de responsabilidade. É comum pensarmos, sobretudo se estamos habituados a gerir todas as facetas do nosso trabalho, que ninguém o poderá fazer por nós, ou melhor que nós. Outras vezes, é alguma (ou muita) falta de vontade.
No que respeita à delegação de tarefas, começo a conseguir identificar alguns tipos de clientes. Com base na minha experiência, lidei até hoje, essencialmente, com pessoas que posso "alojar"em 3 grupos diferentes no que respeita à delegação de trabalho:
O 1º grupo, é o de pessoas que querem delegar mas não o fazem, porque não sabem "por onde pegar" e procrastinam. Lido com potenciais clientes que me procuram mais do que uma vez para começarmos a nossa colaboração, mas que não avançam. A principal razão é que a listagem de tarefas/serviços que eu posso realizar, nunca acontece. Porquê, porque não param para pensar em tudo o que têm para fazer. Não se dão ao trabalho de listar tudo o que fazem e, deste modo, nunca percebem muito bem o que poderiam delegar. Desta forma, têm também alguma resistência em aceitar as sugestões que são propostas para agilizar a delegação de trabalho.
O 2º grupo é o de clientes que identificam quais as tarefas em que precisam de ajuda e delegam. Até aqui tudo bem, mas depois não fornecem os elementos necessários para que o trabalho flua. Isto acontece com aqueles clientes que são equecidos, excessivamente descontraídos ou pouco empenhados na concretização do trabalho que foi delegado. Têm dificuldade em compreender que, do outro lado, está alguém que, sobretudo no início da colaboração, necessita de algumas indicações ou que pode ter necessidade de esclarecer dúvidas. Este tipo de cliente é, muitas vezes, dificil de contactar para a obtenção de uma resposta, ou esclarecimento em tempo útil. Geralmente apresenta alguma resistência no envio de conteúdos necessários à realização do trabalho e espera que a pessoa a quem delegou se"desenrasque".
O 3º grupo é o do cliente que se organiza e adapta. Elabora listagem de tarefas, reve-a sempre que necessário e mantém um canal aberto com a pessoa a quem delega. Ao invés de procrastinar, rentabiliza o seu tempo fazendo uma análise prévia do que tem para fazer. Isto gera uma maior organização, um maior conhecimento do tempo gasto em cada tarefa, bem como do seu grau de exigência. Assim, sabe o que pode ou não delegar e tem mais facilidade em passar o trabalho de forma clara e objetiva a quem o realiza. Percebe também que é do seu interese manter um canal de comunicação estável e acessível com a pessoa a quem delega. Desta forma dúvidas são esclarecidas e soluções são encontradas se e quando surgem questões.
Geralmente estes clientes estão bastante recetivos a susgestões de melhoria e o trabalho desenvolve-se de forma eficiente, produtiva e harmoniosa.
Em resumo, quando é necessário delegar tarefas, existem condições básicas para que tal aconteça: conhecer bem o trabalho a fazer, conhecer bem a quantidade de trabalho a fazer, listar, organizar por prioridades, perceber se a pessoa a quem delega tem as skills necessárias para o desempenho das mesmas e então delegar. A partir daí, é manter a comunicação e ser flexível. Começar a trabalhar com alguém naquelas tarefas que nos consomem tempo e foco e que podemos delegar, é uma oportunidade para nos organizarmos melhor e encontrar alternativas, diferentes modos de pensar e fazer que podem representar bons avanços no nosso trabalho.